Primeros pasos
Mi Ticket distingue tres tipos de acceso: el organizador (gestiona eventos y asistentes), el personal de escaner (valida entradas en la puerta) y el equipo de UBIKUA (administra la plataforma). Cada persona accede con su correo y su contrasena desde la pagina de acceso.
Al entrar como organizador, el panel muestra siempre las mismas secciones: Resumen, Eventos, Asistentes y Plantillas de correo, ademas del enlace al escaner y a este manual.
El sistema cierra la sesion por inactividad. Si el formulario caduca veras un aviso de sesion expirada: vuelve a iniciar sesion y repite la accion.
Resumen del panel
La pantalla de Resumen concentra el estado de la organizacion sin tener que entrar evento por evento.
Que significan las metricas
- Eventos publicados: citas visibles en el catalogo publico, incluidas las que ya estan agotadas.
- Entradas validas: entradas emitidas que no han sido anuladas. El desglose indica cuantas se han usado ya en el acceso.
- Asistentes: personas distintas que tienen al menos una entrada emitida por tu organizacion.
- Recaudacion: importe de las entradas de pago confirmadas.
- Ocupacion media: media del porcentaje de aforo cubierto en los eventos publicados.
Los bloques de la derecha muestran los proximos eventos y las ultimas entradas emitidas. El boton Asistentes abre el listado del evento y Editar su formulario.
Gestion de eventos
Crear un evento
Pulsa Nuevo evento y cubre los datos basicos: titulo, descripcion, fecha y hora, apertura de puertas, lugar, direccion y aforo. El precio puede quedar a cero para eventos gratuitos. El titulo genera una direccion publica unica a partir del nombre, que se mantiene estable aunque despues edites el evento.
Borrador y publicado
- Borrador: solo lo ves tu en el panel. Nadie puede inscribirse.
- Publicado: aparece en el catalogo publico y admite inscripciones.
Para publicar, el evento necesita fecha y aforo. Desde el listado puedes publicar con un clic o cambiar su estado a agotado, finalizado o cancelado.
Estados y reglas
- El estado agotado solo se puede aplicar cuando no queda aforo disponible.
- Un evento finalizado o cancelado no puede volver a publicarse.
- Un evento con entradas emitidas no puede volver a borrador.
El aforo no puede quedar por debajo de las entradas ya emitidas. Si necesitas cerrar el evento, cambia su estado a finalizado o cancelado en lugar de reducir el aforo.
Borrar un evento
Solo se pueden borrar los eventos sin entradas. Si ya tiene asistentes, la plataforma conserva el historial y te ofrece cancelar el evento en su lugar.
Carteles e imagenes
Cada evento admite un cartel que se muestra en el panel, en el catalogo publico y en las comunicaciones. La imagen se sube desde la ficha del evento, en el bloque Subir el cartel.
- Formatos admitidos: JPG, PNG o WebP.
- Peso maximo: 5 MB. Tamano minimo: 320x180 px.
- Proporcion recomendada: 16:9 horizontal.
El servidor comprueba el contenido real del fichero, recodifica la imagen a JPEG y elimina los metadatos antes de publicarla. Si el cartel anterior ya no se usa, se borra del almacenamiento para no dejar ficheros sueltos.
El bloque Prompt para el cartel usa el asistente de redaccion para describir la composicion y la paleta que puedes pedir a tu herramienta de imagen preferida. El prompt no se guarda en la base de datos: es una ayuda de trabajo que puedes copiar con el boton correspondiente.
Asistentes
Cada evento tiene su listado de asistentes con el numero de entrada, nombre, correo, telefono, estado e importe. El buscador filtra por nombre, correo o numero, y el selector por estado permite ver solo las entradas sin usar, usadas o anuladas.
Historial global
La seccion Asistentes del menu lateral reune a todas las personas que han pasado por tus eventos, con el numero de entradas, cuantas se han usado y cual fue el ultimo evento. El filtro por evento permite acotar el historial a una sola cita.
Estados de una entrada
- Valida: emitida y pendiente de usar.
- Usada: validada en el acceso; queda registrada la fecha y la persona que la escaneo.
- Anulada: entrada cancelada que no se puede validar.
Las entradas son nominales: el QR incluye el numero de entrada, el nombre del asistente y una firma criptografica que impide falsificaciones o duplicados.
Exportaciones
Desde el listado de asistentes de cada evento puedes descargar la informacion en tres formatos:
- CSV: listado completo con tildes correctas, separador de punto y coma y codificacion UTF-8, listo para abrir en cualquier hoja de calculo.
- Rifas PDF: tarjetas recortables para la urna, con el nombre y el numero de cada asistente.
- Checklist PDF: listado alfabetico con casillas para el control manual en la puerta.
Las exportaciones en PDF se activan cuando el modulo de entradas esta disponible. Si aun no lo esta, el panel muestra un aviso y el CSV sigue disponible con toda la informacion.
Plantillas de correo
La plataforma envia avisos automaticos: verificacion de correo, entrada confirmada, entrada de pago, recuperacion de contrasena, bienvenida, contacto y mailing. Cada organizacion puede personalizar el asunto y el contenido de cada una sin tocar el codigo.
Como editar una plantilla
- Elige la clave de la plantilla en la lista de la izquierda.
- Escribe el asunto. Puedes incluir variables como
{{ event_title }}. - Redacta el contenido con el editor visual: parrafos, negritas, listas, enlaces, imagenes y tablas.
- Pulsa Guardar plantilla. Los proximos correos de esa clave usaran tu version.
El boton HTML del editor permite ver y ajustar el codigo generado. Al guardar, la plataforma limpia cualquier etiqueta o atributo que no sea seguro: se conservan parrafos, textos con formato, enlaces, imagenes y tablas.
Volver a la plantilla original
Si una plantilla personalizada no te convence, pulsa Restablecer original. Se elimina tu version y se recupera la plantilla del sistema para esa clave.
Variables disponibles
Las variables se escriben entre llaves dobles y se sustituyen al enviar cada correo: nombre del asistente, titulo y fecha del evento, numero de entrada, enlace de verificacion, enlace de baja, nombre de la plataforma, organizacion y ano actual.
Si faltan las plantillas base del sistema, el editor sigue funcionando: tu version queda guardada y se aplicara automaticamente cuando el modulo de correo este instalado.
Asistente de redaccion
El asistente ayuda a escribir la descripcion del evento y el prompt del cartel a partir de los datos que ya has rellenado. Tiene dos modos:
- Modo demostracion: sin clave de API, el sistema redacta una propuesta local realista en espanol. Es el modo habitual en local y permite probar todo el flujo sin coste.
- Modo remoto: con un proveedor configurado, la propuesta la genera un modelo de lenguaje. La peticion viaja al proveedor configurado por el equipo de UBIKUA.
El resultado siempre se muestra antes de aplicarse: puedes revisarlo, descartarlo o llevarlo al campo de descripcion. Nada se guarda hasta que tu guardas el evento o la plantilla.
Control de accesos
El personal de escaner usa la aplicacion web progresiva (PWA) desde el movil. Se accede con la cuenta de escaner de la organizacion y funciona tambien sin cobertura: descarga las entradas del evento y valida los QR en local, sincronizando despues.
- Cada lectura indica si la entrada es valida, duplicada, anulada o de otro evento.
- Una entrada solo puede usarse una vez. El sistema conserva el registro de cada escaneo.
- El personal de escaner solo ve los eventos de su organizacion.
Preguntas frecuentes
Cuando se considera un evento casi completo
La plataforma marca la urgencia cuando un evento publicado supera el 70 % de su aforo y todavia quedan plazas. Es la senal que se muestra en el catalogo publico para animar a reservar.
Puedo cambiar el aforo de un evento con entradas vendidas
Si, siempre que el nuevo aforo no sea inferior al numero de entradas ya emitidas. El panel te avisa y bloquea la operacion en ese caso.
Que ocurre si dos personas escanean la misma entrada
La primera lectura la marca como usada. Las siguientes se informan como duplicadas y no modifican el estado, aunque se registran en el historial de escaneos.
Como se envian las entradas
Tras confirmar la inscripcion, el sistema envia un correo con el enlace a la entrada. En local, los correos se guardan en la bandeja simulada en lugar de salir a Internet, para poder revisar el diseno sin enviar mensajes reales.
Donde consulto las facturas
La facturacion de la plataforma la gestiona UBIKUA desde el panel de superadministracion. Como organizador puedes solicitarla a traves del correo de soporte indicado en el pie de pagina.
He perdido la contrasena
Usa el enlace He olvidado mi contrasena de la pantalla de acceso. Recibiras un enlace de recuperacion por correo con caducidad. Si no llega, revisa la carpeta de correo no deseado o contacta con soporte.
Listo para empezar? Accede a tu cuenta o solicita el alta de tu organizacion.